我们都有过这样的经历——被困在会议中，默默地问自己:“我为什么会在这里?”或者“这不能是一封电子邮件吗?”
这些通常毫无结果的聚会消磨了我们工作日的快乐，浪费了本可以花在有意义的任务上的宝贵时间。
更令人恼火的是，微软2023年的一份报告指出，会议是生产率的头号杀手。71%的高级经理认为他们不仅没有生产力，而且效率低下，很明显，有些事情需要改变。
这里有四个简单的转变，可以让你的会议从臭名昭著的浪费时间变成有目的和富有成效的会议。
1. “我经常觉得自己坐在那里开着与实际工作毫无关系的会议。”
下次弹出会议邀请时，在接受之前先暂停一下。问问自己，“我的存在是必要的吗?”如果不是这样(假设这不是你要参加的团队会议)，你要控制好自己的时间，礼貌地拒绝。如果需要的话，你可以提出另一种贡献方式。
例如，你可以这样回答主人:“谢谢你的邀请。鉴于议程和我目前的承诺，我认为我的贡献将是有限的。如果你需要我对任何具体的意见，我很乐意通过电子邮件或简短的电话提供。期待着审阅会议记录。”
珍惜自己的时间可以鼓励别人也这样做。
2. “我们的会议感觉像是浪费——它们毫无意义，而且从来没有改进过。”
会议没有改善的一个原因是没有人试图改善它们。为了避免会议变得停滞不前，可以引入一个简单的反馈循环。在每次会议结束时，让参与者对会议进行1到5的评分。
这是一个快速的脉搏检查:5表示会议非常棒，而1表示有很多需要改进的地方。接着问两个问题:“什么进展顺利?”和“下次会议有什么更好的地方?””
记录这些回答，并在下次会议上回顾。这种持续改进的方法，受到Kaizen的启发，不仅使会议随着时间的推移更有效，而且使每个人都参与到这个过程中来。
3. 清晰地推动行动
“我厌倦了带着比答案更多的问题离开会议——什么都没完成。”
如果你曾经在离开会议时对自己的任务更加困惑，那么你就会体会到这种挫败感。为了避免这种情况，每次会议结束时都要有明确的行动项目。实施“3w”策略:需要做什么，谁负责，什么时候必须完成任务。
在会议记录中记下这些行动，并确保在下次会议开始时进行回顾。这种方法将模糊的讨论变成了清晰的、可操作的任务，提高了工作效率和注意力。
4. “开会总是迟到，因为我们要等一两个人，这让人很沮丧。”
提高会议效率的一个简单方法就是准时开始(和结束)。考虑设置非传统的开始和结束时间，比如上午10:05到10:25，以鼓励准时，并为那些连续工作的人提供短暂的休息时间。研究发现，会议间隙的短暂休息可以显著减轻压力。
会议不一定要浪费时间，但它需要每个人都致力于改进，以改变事情。
shad
